企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用
導(dǎo)語：檔案管理始終受自然因素、技術(shù)因素、管理因素、社會(huì)因素等的影響，存在不同程度的風(fēng)險(xiǎn)。而從軟件開發(fā)的角度，應(yīng)加強(qiáng)對電子檔案管理系統(tǒng)通用性，建立規(guī)范的電子檔案信息整理模板，規(guī)范檔案信息的接收數(shù)據(jù)格式、信息處理格式、電子檔案目錄格式等。
隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷深入，電子檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)取得了顯著成績，多種電子檔案管理系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用于企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中。電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了快速查詢、閱讀檔案信息，降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高了檔案利用工作效率。
一、電子檔案管理系統(tǒng)簡介
電子檔案管理系統(tǒng)是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)等，對檔案信息的收集、整理、加工、傳輸、存儲、利用等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的集成化人機(jī)交互系統(tǒng)。按照電子檔案管理系統(tǒng)的適用對象分類，可分為檔案室檔案管理系統(tǒng)和檔案館檔案管理系統(tǒng)。從電子檔案管理系統(tǒng)的功能上講，該系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的綜合管理功能，具體包括：對檔案信息的掃描、文字識別、錄入、校對、審核等;對文件材料的數(shù)據(jù)采集、分類、排序、統(tǒng)計(jì)、索引、查詢等;對檔案信息的借閱和利用管理、檔案查詢信息記錄、檔案密級管理等功能�；谝陨现饕δ�，電子檔案管理系統(tǒng)一般采取模塊化信息處理流程，即檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)的查詢利用、系統(tǒng)維護(hù)管理和系統(tǒng)幫助。在這五個(gè)模塊中，包括了對檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、信息采集處理及檔案信息管理及利用等過程。電子檔案管理系統(tǒng)還離不開網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
二、電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用
電子檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，主要目的是提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理人員及企業(yè)檔案信息在企業(yè)管理與決策中的作用。企業(yè)應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)間并不算長，但已基本實(shí)現(xiàn)了從電子計(jì)算機(jī)單機(jī)系統(tǒng)，到廣域網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變，并向互聯(lián)網(wǎng)信息共享的方向發(fā)展。在這一發(fā)展過程中，局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等平臺的建設(shè)，使電子檔案管理系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)了極大擴(kuò)展，更好地實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享與內(nèi)、外部的高效傳輸，并實(shí)現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)中的上下級檔案信息互通。由于電子檔案管理系統(tǒng)人機(jī)交互性強(qiáng)，查詢與利用方便，且易于操作，對于企業(yè)管理人員來說，可以方便快捷地實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢、文件收發(fā)、文件歸檔等功能，多數(shù)企業(yè)應(yīng)用了該系統(tǒng)。但從檔案安全、企業(yè)信息保密等角度考量，很多企業(yè)主要采用的是單機(jī)版電子檔案管理系統(tǒng)，而且多采用文檔一體化的電子檔案管理系統(tǒng)。
三、電子檔案管理系統(tǒng)存在的問題
1.管理系統(tǒng)軟件缺乏通用性。目前，電子檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品多種多樣，各有優(yōu)勢，但產(chǎn)品之間缺乏通用性，無法實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)共享，對文件檢索與檔案信息管理的整合較薄弱，電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化有待提高。
2.檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。隨著電子檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展，對檔案管理人員提出了更多更高的要求，亟須培養(yǎng)一批具有復(fù)合型技能的檔案管理人員。3.電子檔案信息管理系統(tǒng)的安全性有待提高。企業(yè)應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)，需要從檔案信息安全、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等多個(gè)層面，確保企業(yè)檔案信息不被非法取得和利用。但當(dāng)前電子檔案管理系統(tǒng)的安全性還沒有得到滿足，影響了該系統(tǒng)的進(jìn)一步推廣。
四、電子檔案管理系統(tǒng)的完善策略
1.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的通用性。從軟件開發(fā)的角度，應(yīng)加強(qiáng)對電子檔案管理系統(tǒng)通用性，建立規(guī)范的電子檔案信息整理模板，規(guī)范檔案信息的接收數(shù)據(jù)格式、信息處理格式、電子檔案目錄格式等。制訂標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案歸檔、保管、處置、移交流程，進(jìn)而確立高效、規(guī)范的電子檔案管理運(yùn)行機(jī)制。
2.加強(qiáng)電子檔案中心建設(shè)。電子檔案中心是數(shù)字檔案館、檔案室建設(shè)的主體，具有綜合檔案信息處理功能，通過網(wǎng)絡(luò)平臺、數(shù)據(jù)庫等平臺，提高檔案信息的安全存儲和部門間檔案信息共享。
3.培養(yǎng)引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人員。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提高管理人員對電子檔案管理系統(tǒng)的掌握程度，并逐步提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理水平。要加強(qiáng)對高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人才的引進(jìn)，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，使檔案管理對企業(yè)管理的促進(jìn)作用得以最大化。
4.提高電子檔案管理系統(tǒng)的安全性。檔案管理始終受自然因素、技術(shù)因素、管理因素、社會(huì)因素等的影響，存在不同程度的風(fēng)險(xiǎn)。為了保障企業(yè)檔案信息的安全性，第一，要提高電子檔案管理系統(tǒng)的安全程度，并在計(jì)算機(jī)上配置高效的安全軟件和防火墻，避免因網(wǎng)絡(luò)攻擊等造成信息泄露。第二，要健全安全管理制度，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)的使用，避免管理風(fēng)險(xiǎn)。第三，要建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急機(jī)制，防范自然災(zāi)害和突發(fā)事件使檔案信息遭到損壞或泄漏。
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